Tajnica je desna roka direktorja

Poslovna sekretarka, poslovna asistentka, strokovna sodelavka, vodja pisarne in - še bolj strokovno - office manager ... Vse to so nazivi, ki so nadomestili nekdanjo tajnico, katere se je v preteklosti prepogosto držal kliše, da je to “deklica za vse”, predvsem pa za kuhanje kave in oglašanje na telefon. “Ti časi so že zdavnaj minili,” se nasmehne Suzi Asfour, predsednica Zveze klubov tajnic in poslovnih sekretarjev Slovenije. “Tajnice oziroma poslovne sekretarke, kakorkoli se pač imenujemo, imamo danes veliko več zadolžitev in odgovornosti in smo resnično desna roka menedžerjev podjetij,” je ponosna.

Danes se v Portorožu zaključuje tridnevni kongres pisarniške odličnosti ADMA, ki se ga letos udeležuje približno 400 tajnic in poslovnih sekretark iz vse Slovenije. Na kongresu vsako leto razglasijo tudi zmagovalko izbora Poslovna asistentka oziroma tajnica leta. Letos si je ta laskavi naziv prislužila Maja Fink, zaposlena v novomeškem podjetju CGP.

Premalo cenjen poklic

“Čeprav opravljamo zahtevno in pomembno delo, je poklic tajnice pri nas še vedno premalo cenjen,” opozarja Suzi Asfour, predsednica Zveze klubov tajnic in poslovnih sekretarjev Slovenije, v katero je združenih enajst regijskih klubov. “V ponedeljek, 21. maja, bomo v Sloveniji praznovali dan tajnic. Ob dnevu medicinskih sester, denimo, so mediji polni prispevkov na to temo, tajnice pa se moramo še vedno boriti za uveljavitev našega poklica. Žalostno je, da ga mnogi še vedno enačijo s kuhanjem kave in oglašanjem na telefon. V času po drugi svetovni vojni je morda res bilo tako, danes pa je poslovna asistentka resnično desna roka menedžerja in premore bistveno več znanja, kot si mnogi sploh predstavljajo. Ne nazadnje si znajo danes direktorji sami postreči s kavo iz avtomata, stacionarne telefone pa so izrinili mobilni,” hudomušno pripomni.

V ponedeljek, 21. maja, v Sloveniji praznujemo dan tajnic, ki so ga za stanovski praznik razglasili leta 1998.

“Za opravljanje tajniškega poklica moraš danes imeti veliko znanja z različnih področij: obvladati moraš slovenski jezik, pravopis, slovnico, saj je treba pregledati dopise, pogodbe in ostale dokumente, poznati moraš zakonodajo, da lahko sestaviš pogodbe, obvladati moraš najmanj en tuji jezik, da lahko komuniciraš s tujimi partnerji, da o obvladovanju elektronskega komuniciranja niti ne govorim,” našteva Asfourjeva. “Tajništvo je danes informacijsko, organizacijsko in komunikacijsko središče katerekoli ustanove, organizacije oziroma podjetja. Poslovni asistent je torej neke vrste menedžer, ki vodi ta operativni del podjetja. In dober poslovni asistent tako dobro opravi svoje delo, da svojega menedžerja razbremeni za 90 odstotkov, da lahko nato on opravi preostalih deset odstotkov, ki pa so ključni za podjetje oziroma neko organizacijo,” ponazori.

Odločna in mehka

Da dobivajo tajnice v podjetjih vse večje in pomembnejše zadolžitve, poudarja tudi Tanja Mejak, ki že 23 let opravlja ta poklic v koprskem podjetju CPK. “Tajniški poklic se je zelo spremenil. Včasih smo resda veliko časa preživele na telefonu, vezale klice v direktorjevo pisarno, zdaj tega ni več. Vodilni med sabo komunicirajo prek elektronske pošte, SMS-sporočil in drugih oblik elektronskega komuniciranja, dosti manj strank kot včasih pride osebno na sestanek, tako da nam niti kave ni potrebno več kuhati,” se pošali na račun stereotipa o tajnicah. Mejakova je tudi predsednica Kluba tajnic in poslovnih sekretarjev slovenske Istre, ki trenutno združuje 25 članic. “V času krize je članstvo precej upadlo, nove članice pa je zelo težko pridobiti ... Pa čeprav je prednosti povezovanja v klub kar precej: pridobiš nova znanja, nova poznanstva, med sabo si izmenjujemo ideje, si pomagamo pri vzpostavitvi kontaktov,” našteva.

In katere lastnosti odlikujejo dobro tajnico? “Biti mora zanesljiva, vredna zaupanja, iznajdljiva, razgledana, obvladati mora komunikacijske spretnosti, poznati vse elektronske oblike poslovanja,” kot iz topa izstreli Mejakova. Dobro poslovno asistentko odlikuje tudi potrpežljivost, občutek za sočloveka, znati mora poslušati ... “Po drugi strani pa moraš biti odločen, vztrajen, energičen, znati moraš postaviti meje, doseči cilje, prevzeti odgovornost, pokazati, da si upaš ... Skratka, mehek si do ljudi, odločen pa v potezah, ki jih je treba narediti. Tvoj nadrejeni potrebuje zanesljivo in odgovorno osebo, ki zna izluščiti, kaj lahko naredi sama in kaj je tisto, za kar potrebuje njegovo soglasje,” skrivnosti uspešnega dela tajnice razkriva Asfourjeva. Mejakova temu pritrjuje in dodaja: “Velja pa tudi obratno. V zadnjih 23 letih, odkar delam s svojim nadrejenim, sem se od njega naučila ogromno. Zna delovati v timu, dati jasna navodila, vedno je vljuden in pozoren in od njega sem se ogromno naučila. Je potrpežljiv in zelo načelen človek - z njim nam delo nikoli ni le rutina, prej v veselje.”

Naziv “tajnica” kar izginja

Če so bile starejše članice ponosne na naziv tajnica, se ga mlajše prav zaradi prej omenjenega stereotipa kar nekako izogibajo in so jim bolj po godu novejši nazivi, kot so strokovna sodelavka, poslovna sekretarka, poslovna asistentka, vodja pisarne ... “S stopnjo izobrazbe se je spreminjal tudi naziv. Včasih so imele tajnice končano srednjo administrativno šolo, zdaj imajo vsaj višjo,” pojasnjuje Mejakova. “Že ob začetku študija ti povedo, da nisi tajnica, ampak poslovna sekretarka. Danes je za opravljanje tega dela potreben širši spekter znanja in nenehno prilagajanje spremembam,” poudarja Mateja Marc, predsednica Kluba tajnic severne Primorske, ki združuje približno 20 članic. “Članicam našega kluba naziv tajnica še vedno veliko pomeni, ne nasprotujejo pa spremembi imena. Menim, da je potrebno spremeniti razmišljanje o stereotipu naziva tajnica in ne sam naziv.” Vse tri sogovornice pa v svojih vrstah pogrešajo več moških. “V tujini je ta poklic zelo cenjen, poslovni asistenti so zelo iskani. Upajmo, da bo tako tudi pri nas,” se nadejajo.

---