Preteklost na dosegu klika
Informacijski komunikacijski tehnološki razvoj je posegel na področje arhivistike in delovanja arhivov tako pri rednem poslovanju kot pri izvajanju poslanstva arhivov, torej pri vrednotenju in pridobivanju arhivskega gradiva v arhiv, strokovni obdelavi, ohranjanju in omogočanju uporabe arhivske kulturne dediščine.
Za učinkovitejše delovanje so se vsi slovenski javni arhivi združili v projektu vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva ali kratko e-ARH.si, ki predstavlja kompleksno okolje namenjeno e-arhiviranju. Vključuje postopke prevzemanja arhivskega gradiva (digitaliziranega in v izvirni digitalni obliki) v pristojne javne arhive, njegovo nadaljnjo strokovno obdelavo, dolgoročno ohranjanje v skladu z veljavno zakonodajo ter nadaljnjo uporabo. Projekt e-ARH.si sodi med prioritetne e-projekte strategije e-poslovanja javne uprave med letoma 2010 in 2015 ter strategije za obdobje 2016-2020, ki ju je potrdila slovenska vlada, sofinancira pa Evropska unija.
Sistem e-ARH.si je logičen zaključek vsakega projekta e-uprave, e-pravosodja, e-šolstva, e-zdravstva in šele v tem smislu lahko govorimo o učinkovitem in uspešnem e-javnem sektorju. Le-ta naj bi poleg aktualnega nudenja različnih e-storitev državnim in tujim institucijam ter posameznikom hkrati poskrbel tudi za njihovo pravno varnost in tudi za kulturno dediščino našega naroda.
Z digitalno dobo pa nismo pozabili, da v slovenskih arhivih hranimo približno 75 kilometrov arhivskega gradiva v fizični obliki, ki prav tako potrebuje našo pozornost in strokovnost.
Poslovni model slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si temelji na mednarodnem standardu OAIS, prevzetem tudi kot slovenski standard in je v celoti preveden v slovenski jezik. Referenčni model obravnava celoten nabor funkcij arhivskega ohranjanja informacij, vključno s prevzemom, arhivskim skladiščem, upravljanjem s podatki, dostopom in diseminacijo informacij. Obravnava tudi migracijo digitalnih informacij na nove medije in oblike, podatkovne modele, uporabljene za prikazovanje informacij, vlogo programske opreme pri ohranjanju informacij ter izmenjavo digitalnih informacij med arhivi. Opredeljuje notranje in zunanje vmesnike za izvajanje funkcij arhiva ter številne stopnje storitev le-teh.
V projektu e-ARH.si pri uresničevanju šestih strateških prednostnih nalog (skrbeh za elektronsko arhivsko gradivo pri ustvarjalcih in prevzemu v okolje e-ARH.si; za dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva v okolju e-ARH.si; za nadaljnjo uporabo in povečanje dostopnosti elektronskega arhivskega gradiva; aktivnem sodelovanju z drugimi sorodnimi ustanovami doma in v tujini; podpori strokovnemu razvoju zaposlenih pri ustvarjalcih elektronskega arhivskega gradiva in v arhivih; zagotavljanju kakovosti okolja e-ARH.si v skladu s Common Assessment Framework standardom ter promociji arhivske dejavnosti in varstva elektronskega arhivskega gradiva na Slovenskem), sodeluje več kot 50 visoko usposobljenih strokovnih sodelavcev s področja arhivistike in informatike. Za dosego strateških nalog je bilo sprejetih 23 ukrepov in izvedenih 65 aktivnosti.
Med rezultati projekta zagotovo izstopajo rešitve za ustvarjalce arhivskega gradiva, kot so denimo metodologija ocene tveganja in podpora s programskim orodjem, urejevalnik SIP, pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah in različna programska orodja, ki jih ustvarjalci prejmejo brezplačno, rešitve za uporabnike arhivskega gradiva, kjer izstopata virtualna arhivska čitalnica ter prilagoditve in oprema, namenjeni ranljivim skupinam.
Digitalizacija ni novost v slovenskih arhivih in ni se začela z začetkom projekta e-ARH.si. Vsekakor pa je s projektom dobila standardizirano, tehnološko in strokovno napredno ter sodobno obliko. Argumentirano lahko trdimo, da je slovenska arhivska javna služba vstopila v digitalno dobo.
Z digitalno dobo pa nismo pozabili, da v slovenskih arhivih hranimo približno 75 kilometrov gradiva v fizični obliki, ki prav tako potrebuje našo pozornost in strokovnost. Digitalizacija arhivskega gradiva kot neinvazivna metoda je zelo učinkovit postopek tako pri izdelavi varnostnih kopij kot tudi pri omogočanju uporabe arhivskega gradiva širši javnosti. Prepoznana je kot instrument omogočanja širše dostopnosti in uporabe gradiva, ki zmanjša poseganje po občutljivih izvirnikih.
Mag. NADA ČIBEJ, arhivska svetnica, direktorica Pokrajinskega arhiva Koper